נוכחות:

ליאת שחר קשתן יו"ר האגודה הישראלית למד"ב ופנטסיה
נועה זהבי רז, גאון תורן וחברת ועדת פרס גפן לשנת 2017
אמיר הירשפלד, יושב הראש ועדת פרס גפן 2017.
יפעת לדר, מנכ"ל תווית יחסי ציבור, אשת יחסי הציבור של האגודה.

במסגרת הישיבה התבצעה הגרלת המספרים הזוכים בין מצביעי פרס גפן שלב ב' באייקון 2017.
כל מצביע קיבל מספר סידורי על פי זמן ההצבעה שלו.
ההגרלה התבצעה על ידי שליפת מספרים מאתר random.com על פי סה"כ טווח שהוגדר בסך הקולות , המספרים שהוגרלו הותאמו לרשימת המצביעים ולפיהם נקבעו הזוכים.

תוכן הפגישה:

חלק ראשון: סיכום שנת 2017
חלק שני: מסקנות והגדרת שיפורים נדרשים נוספים כלקחים

אמיר מונה לתפקיד יו"ר הועדה גם לשנת 2018 בישיבת ועד האגודה מאוקטובר 2017, נועה גם היא בחרה להמשיך בתפקידה בשנה הבאה כחברת הועדה.

חלק ראשון: סקירת הפעילות על פי ציר הזמן.

חלק א', איסוף המידע על הזכאים

1. האיסוף נעשה בסופו של דבר בצורה משביעת רצון, כפי שניתן היה לראות מהמספר המועט יחסית של ההערות וההשלמות מאנשי הקהילה לרשימה לעיון הציבור.
2. למרות זאת מוסכם על כולם כי יש צורך ברור בשילוב תחקירן בעבודת הצוות על מנת להקטין את העומס על חברי הועדה. הוצעו מספר שמות כתחקירנים אפשריים, אמיר ייצור קשר איתם ויבדוק את היכולת שלהם להשתלב בצוות לקראת שנת 2018.
3. הקשר עם ההוצאות בשלב איסוף הזכאים היה בינוני מינוס, ולא ניתן היה להוציא מחלק מהם את המידע הנדרש. לפיכך יש לשלב את החיפוש העצמי של אנשי הועדה באתרי ההוצאות מוקדם ככול האפשר.
4. כדי לשפר את הקשר עם ההוצאות יש להזכיר להם כי נשמח עד מאוד להכריז ולשתף עם קהל פרס גפן והאגודה כל ספר זכאי למועמדות שיוצא ברגע שהוא יוצא.
5. הוסכם כי מבחינת היח"צ לא תצא הודעה לעיתונות על שלב הזכאים, הדבר יוצר בלבול בקרב כל מי שאינו מצוי בתקנון ובבחירה הדו שלבית וכך נוצרת שוב אי הבנה של סופרים ואנשי הוצאות כי ספרם הזכאי הוא מועמד.

חלק ב': בחירת המועמדים בעולמות והצעות לקידום המועמדים בהמשך

1. רשימת המועמדים כשהתפרסמה מונפה נכון והגיעה לעיתונות.
2. אחוזי ההצבעה הפנימיים של חברי האגודה היו כמצופה אך מאכזבים בהשוואה לשנה הקודמת בה חולקו פרסים מהותיים לחברים בשלב זה.
3. הוסכם כי אין טעם להתמקד בגיוס חברים לשלב הצעה א' באופן מיוחד במהלך פסטיבל עולמות אלא בקידום ההצבעה בין החברים הקיימים.
4. עם הכרזת המועדים ולקראת הבחירה בפסטיבל אייקון יופק פוסטר מועמדים אשר יחולק לספריות ציבוריות חינם.
5. הועדה תעבוד עם ההוצאות יחד כדי להציע לספריות גם את המועמדים בהנחה לרכישה.

חלק ג': פעילות דוכן האגודה בשבוע הספר

1. פעילות זו איננה ישירות פעילות של ועדת הפרס, אך עקב העובדה כי עיקר הספרים הנמכרים הם מועמדי הפרס הקשר התבצע בצורה מוצלחת דרך הועדה אל ההוצאות.
2. סיקור הפעילות היה מינימלי, לקראת שנה הבאה יש לחשוב אם יש דרך לבדל ולהעיר את פעילות הדוכן משלל הפעילויות שקורות גם כך בשבוע הספר.
3. תגובות הקהל היו טובות והחשיפה לקהל שלא ידע על פעילות האגודה היה ניכר.
4. בשנים הבאות יש לוודא כי במידה והמועמד הינו חלק מסדרה בדוכן האגודה, הדוכן יציע למכירה את כל הספרים באותה הסדרה.

חלק ד': פעילות באייקון

1. הסיקור העיתונאי של פרס גפן לאורך הפסטיבל היה טוב
2. נרשמו יותר מפי שלוש הצבעות מאשר בשנים שעברו, וזאת עקב שילוב של גורמים:
a. הגרלת הפרסים הביאה תוצאות מעולות בזמן הפסטיבל עצמו, כמות גדולה מאוד של הצבעות נייר בפסטיבל.
b. תוצאה מרשימה יותר אפילו מההגרלה היו אחוזי ההמרה הגבוהים של המייל שקרא להצבעה מרוכשי הכרטיסים (אחוזי המרה = מספר הניגשים להצבעה מסך מקבלי המייל), מספר ההצבעות שהגיעו דרך מנגנון זה היה יוצא מן הכלל.
3. יש לשקול את השימוש במנגנון זה בעולמות כדי לקרוא לרוכשים להצטרף כחברים לאגודה ולהצביע לשלב א'.
4. פרס גפן יוודא כי לאורך הפסטיבלים כולם יהיה חיבור אינטרנט זמין מהיר לטובת הסיקור העיתונאי / יח"צ.
5. בטקסי חלוקת פרסי גפן ועינת יש להצמיד צלם ליחצנ"ית ולוודא שהוא מגיע חצי שעה לפני האירוע כדי לקבל ממנה תדרוך. במידה ויש צורך אחר בצלם במסגרת היח"צ של פרס גפן באירועי האגודה למשל בראיונות מתואמים מראש, היח"צ תתאם את הזמנים מראש במידת האפשר דרך אשת הקשר בוועד שתעביר את הבקשה לפסטיבל. במידה ויש צורך שעולה במהלך האירוע, ניתן יהיה לברר אם יש צלם פנוי לנושא, שוב, דרך אשת הקשר בוועד.
6. בסיום הטקס יעביר צלם הטקס מידית את תוצרי התיעוד אל יו"ר ועדת פרס גפן ואנשי היח"צ לטובת קידום הזוכים והטקס בעיתונות.
7. תבחן האפשרות לקיים את הרמת הכוסית למכובדי פרס גפן לפני הטקס עצמו.
8. יש לבדוק את נושא הכרטיסים למוזמני הפרס, ולוודא כי תדריך הקופות / אנשי הסינמטק / לגבי המוזמנים יעשה בצורה מלאה.
9. תיאום הקשר בין היח"צ לאישור המוזמנים עם גופי הפסטיבל ואנשי ועדת פרס גפן יבדק וישופר.
10. בשנה הבאה עקב פעילויות פרס ה-20, תיבחן אפשרות להפריד את טקס פרס גפן מטקס הסיום (אך יש לוודא כי לא יקרה במקביל!).
עוד עלה בסיכום קשרי "לקוחות" ההוצאות, קהילת הכותבים והציבור הרחב:
1. הצורך לשיפור הקשר עם ההוצאות גם כשאין להן מועמדים לאורך השנה.
2. יש לחזור ולפעול למכתב חודשי להוצאות כולן בו מזכירים את מדור ספר חדש, וקוראים לעדכון חודשי מראש.
3. הקשר עם ההוצאות להן היו מועמדים היה טוב השנה.
4. יש לבחון עם ההוצאות דרכי קידום לאורך השנה כולה.
5. ניתוח הקשר עם סופרי הז'אנר, הצורך להעניק ערך לסופרים שאינם מועמדי השנה הספציפית דורש חקירה ורעיונות.
6. יש לבחון דרכי עידוד להרחבת המקומות בהם מפורסמים סיפורים קצרים ערוכים.
7. יש לבחון את שיתוף ההוצאות בלבטים אילו.

חלק שני: מסקנות נוספות

1. המשכיות הועדה היא חשובה ומסייעת ביותר
2. יש למצוא חבר ועדה שלישי לשנת ה-20 של הפרס שיוכל לתרום מהותית
3. יש לאייש תפקידי משנה ובהם גרפיקאי, תחקירן, חבר/י נוער

לקחי המשוב:

1. יש לנסות ולפעול לפרסום הזוכים בעיתונות מהר ונהיר ככול האפשר.
2. מדבקות זוכה פרס גפן ג'נריות (ללא שנה) יוצעו לכול ההוצאות לאורך כול שנת ה-20.
3. המצגת תעבור שינוי מהותי לקראת פרס גפן 2018
4. נושא התקלות הטכניות בציוד ההקרנה בטקס ייבדק
5. הקשר עם סופרי השנה עבד מעולה, אך יש למצוא דרך לשפר את הקשר לקהל הכותבים שאינו מועמד בשנה ספציפית.