במהלך פסטיבל אייקון 2008 נערכה ישיבה של חברי האגודה, בה נסקר נושא פרס גפן והועלו רעיונות לקידומו ושיפורו. אחד הרעיונות שזכו להסכמה רחבה היה הארכת זמני ההצבעה עבור שלב א' ושלב ב', כדי שיותר חברים יוכלו להספיק לקרוא את היצירות המועמדות לפרס.
כדי לאפשר את הארכת שלבי ההצבעה, הוחלט בוועד האגודה שהחל משנת 2009 "שנת הפרס" לא תחושב עוד משבוע הספר ועד לשבוע הספר שאחריו, אלא תותאם לשנה האזרחית. מאחר ששנת 2009 היא השנה הראשונה בה יופעל השינוי, שנת הגפן 2008, שהפרס לה יחולק בסוכות 2009, תקוצר. היצירות שתועמדנה להצבעה בשלב א' יהיו אלו שהתפרסמו בין שבוע הספר 2008 (מועד סגירת המועמדויות לפרס גפן 2008) ל-28 בפברואר 2009. ההצבעה לשלב א' תסתיים לאחר כנס "עולמות" בפסח, וזמן קצר אחריו יתפרסמו המועמדים הסופיים לשלב ב'.
ההצבעה האינטרנטית לשלב ב' תחל בשבוע הספר ותימשך עד אייקון. בפסטיבל אייקון תתקיים הצבעה פיסית. ההצבעה לשלב ב' פתוחה לקהל הרחב באינטרנט, ולכלל קהל המבקרים של פסטיבל אייקון.
שנת הגפן 2009 תהיה אף היא קצרה במעט מהרגיל, ותימשך מ-1 במרץ 2009 ל-31 בדצמבר 2009. משנת 2010 ואילך תחזור שנת הגפן לאורכה הרגיל.
לתשומת לב כותבי הסיפורים הקצרים – סיפורים שיתפרסמו לאחר 28 בפברואר 2009 יהיו זכאים למועמדות לפרס רק בשנת 2010!